Halmstad kommun har under våren upphandlat två nya konstgräsplaner. Sju anbud mottogs och unikt för upphandlingen var att den inte blev överprövad. En överprövning skapar förseningar och leder ofta till extra kostnader till följd av att projektet får en längre startsträcka. Beställargruppen konstgräs har intervjuat Emilie Andersson, projektledare och Magnus Rasmusson, strategisk anläggningsutvecklare och beställare i projektet för att ta del av hur upphandlingen gick till och vad de ser som framgångsfaktorer för ett lyckat genomförande.
En bra dialog mellan beställare, projektledare, drift och miljöförvaltning bedömer Emilie och Magnus som starka framgångsfaktorer vid upphandlingsprocesser för konstgrässystem. Halmstads kommun har även haft en dialog med Svenska Fotbollsförbundet och Beställargruppen konstgräs inför och under upphandlingsprocessen. Som stöd i processen med att utforma förfrågningsunderlag har Beställargruppens vägledning om krav på konstgräs använts. Emilie menar att en stor hjälp var att inkludera Maria Losman från Beställargruppen konstgräs som bollplank. Maria har i de frågor som rör miljöaspekter varit behjälplig att granska förfrågningsunderlag, formulera miljökrav och hantera frågor som inkommit under upphandlingen.
Att Halmstads kommun tog hänsyn till sina erfarenheter från tidigare upphandlingar, bedömer Magnus också som en viktig del av upphandlingsprocessen. I den aktuella upphandlingen valde Halmstads kommun att ytterligare förtydliga att det räckte med att anbudslämnare hade en underentreprenör som utfört liknande uppdrag tidigare och därmed har god erfarenhet om att anlägga konstgrässystem. Klargörandet öppnade upp för markentreprenörer att lämna anbud.
Utöver att ta till vara på sina egna erfarenheter, valde de också att se hur andra kommuner gjort vid upphandling av konstgräs. En av de slutsatser som drogs var att det ofta ställs specifika och detaljrika krav i förfrågningsunderlaget. Emilies uppfattning är att dessa krav ofta är svåra att kontrollera, bedöma och att de gör det svårare vid utvärdering av inkomna anbud. Istället valde Halmstads kommun att utforma en teknisk beskrivning med ett mindre antal prioriterade, tydliga och specifika krav. Till exempel krävdes att konstgrässystemet skulle uppfylla SvFF:s rekommendationer för breddfotboll och vara godkänt enligt FIFA:s kvalitetssystem ”FIFA Quality”. Gällande padd, backing, strån och granulat ställdes miljökrav om att de måste uppfylla Byggvarubedömningen, Sunda Hus eller motsvarande. Magnus menar att om kraven styrs lite hårdare driver det utvecklingen och utbudet av hållbara system på marknaden. Samtidigt måste kraven vara anpassade så att olika entreprenörer kan lämna anbud.
Framöver kommer Halmstads kommun att fortsätta följa utvecklingen om hur hållbarhetsarbetet med konstgräs kan utvecklas då mycket har hänt på området de senaste åren. Magnus menar att det är viktigt att hålla sig uppdaterad, att våga testa nya utformningar och lära sig av sina erfarenheter.
Framgångsfaktorer för lyckad upphandling i kort:
- Ta vara på sina egna och andras erfarenheter.
- Skapa delaktighet i framtagandet av förfrågningsunderlaget och ha en tät dialog bl. a mellan beställare, projektledare, drift och miljöförvaltning. Sätta av tid för att kvalitetssäkra formuleringar så att kraven blir tydliga.
- Samverka med externa parter så som Svenska Fotbollsförbundet, Beställargruppen konstgräs och andra kommuner som en del i processen att driva arbetet framåt.
- Kvalitets- och miljökrav ska vara högt satta, men samtidigt vara på en nivå så att entreprenörer kan lämna anbud. Generella krav är, för båda parter, enklare att hantera än detaljrika, specifika krav.
- Våga testa nya vägar.
Den 1 juli 2020,
Beställargruppen konstgräs genom Sanna Börjeson